天水师范学院合同管理办法
（2023年修订）
第一章 总则
第一条 为规范学校办学行为，坚持依法治校，防范合同风险，维护学校合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所指合同，是学校或学校授权的校内部门与自然人、法人和其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系而形成的协议。
第三条 学校按照“统一领导、归口管理、分级负责”的基本原则进行合同管理。学校合同事务由综合管理部门、归口管理部门和合同承办单位组成，各部门依各自权责进行合同的管理和办理。任何部门和个人不得超越权限、授权范围订立合同。所有对外签订合同时，必须以学校名义签订。
第四条 学校合同事务的综合管理部门是发展规划处，主要职责为：
（一）制订学校合同管理具体措施，指导和监督合同归口管理部门、合同承办单位制定和完善合同管理细则；
（二）为合同归口管理部门、合同承办单位办理合同事务提供法律咨询服务；
（三）负责对合同归口管理部门、合同承办单位提交的合同进行法律审核，依法提出法律意见；
（四）负责对合同范本进行合法性审查；
（五）负责对归口管理以外的其他合同进行备案；
（六）负责会同纪检监察机构、审计部门对合同的订立、履行、备案情况进行抽查；
（七）协调归口管理部门、合同承办单位处理合同纠纷；
（八）学校交办的涉及合同管理的其他工作。
第五条 合同归口管理部门是指学校授权相关职能部门，根据业务范围和工作职责，负责特定类型合同的归口管理工作，主要职责包括：
（一）制定本部门合同管理细则和工作流程；
（二）负责业务主管范围内的合同审核、备案、监督、检查；
（三）协调处理业务主管范围的合同纠纷以及法律诉讼；
（四）起草、拟定业务主管范围内各类合同范本；
（五）对归口管理合同进行登记造册，并将相关材料提交学校档案馆存档；
（六）学校授权范围内与合同管理有关的其他工作。
第六条 合同承办单位是指学校各二级单位，包括各院、部、处、室、所、中心等，是合同管理的具体责任单位；归口管理部门可作为合同承办单位直接承办有关合同。合同承办单位主要职责包括：
（一）制定本部门合同管理细则和工作流程，建立合同档案；
（二）负责所承办合同的可行性分析论证和合同对方当事人的资信调查；
（三）负责合同的洽谈和文本起草；
（四）将合同及时提交归口管理部门备案；
（五）负责具体执行合同，跟踪掌握合同履行情况，及时向合同归口管理部门汇报合同履行过程中发生的问题，提出解决问题的意见和建议，收集保管合同签订及履行过程中形成的有关文件、资料；
（六）处理合同纠纷；
第七条 合同承办人是指合同承办单位具体承担合同协商、拟定、报批和履行等事项的人员，是合同的签订人，也是合同的直接责任人。
合同承办人必须为本部门、本单位正式工作人员。
合同承办人在合同洽谈、签订、履行及纠纷处理过程中发生工作变动的，承办单位应当及时确定新的合同承办人。原承办人与继任者之间应办理合同管理事务的书面交接手续。
合同承办人须依照法律、法规和学校规定，按照所在部门的统一部署和要求开展工作，负责办理合同所有相关事务，对出现的任何与合同有关的问题，承办人须及时向本部门负责人进行报告。
第二章 合同的分类管理及授权
第八条 业务金额大于等于1万元的，原则上要求签订合同。为了贯彻落实校院两级管理体制改革，优化服务流程，精简办事程序，加强内部风险防控，学校按照重大合同和一般合同进行管理。
第九条 下列合同属于重大合同：
（一）申请成立法人或其它社会组织的；
（二）对外设立产学研合作机构或重大项目的；
（三）开展对外合作办学重大项目的；
（四）涉外合同；
（五）对外从事投融资、大额资金借贷等经营性活动的；
（六）合同涉及“三重一大”事项的；
（七）其他法律关系较为复杂、合同金额超过100万的经济合同或超过50万元的预算外经济合同。
第十条 一般合同是指除重大合同以外的合同。
第十一条 学校根据业务范围和工作职责，授权相关职能部门负责特定类型合同的归口管理工作。合同归口管理部门主要管理范围包括：
（一）教务处负责管理本科层次的相关合同，包括本科生联合培养与交流、本科教学实习实践基地、教材刊物出版、课程建设等合同；
（二）研究生处负责管理研究生层次的相关合同，包括联合培养、研究生招生、实践基地、教材刊物出版、承接上级考试任务等履行日常管理需要签订的合同；
（三）科研处负责管理科研项目合同及技术开发、技术转让、咨询和服务、出版等合同，包括纵向及横向科研合作及科研成果转化、国际科研合作等合同；
（四）合作交流处负责管理境外合作交流框架协议、中外合作办学、境外本科生、研究生联合培养交流、涉外事务接待等合同，以及学校与国家机关、政府部门、企事业单位、科研机构等签订的各类框架性协议、合同、捐赠合同等；
（五）学生工作处负责本科学生管理及其职能范围内有关合同的审核及管理工作，包括但不限于本科学生工作队伍建设相关合同、学生活动合同等；
（六）招标办负责管理经中央国家机关政府采购中心实施的批量集中采购、网上竞价、协议供货、定点采购等政府采购项目和招标采购项目的合同；
（七）招生就业处负责招生、就业宣传服务及其职能范围内有关合同；
（八）国有资产与实验室管理处负责管理学校资产处置、场所租赁、无形资产使用等合同；
（九）后勤保障部负责管理后勤合同，包括室内外维修改造、绿化等小型维修改造工程合同；
（十）财务处负责管理借贷、财产保险、银行与学校合作等相关合同；
（十一）审计处负责预算执行审计、财务报表审计、经责审计、专项审计、工程造价审计、内部控制建设和评价等购买专业服务合同；
（十二）信息化建设与服务中心负责管理网络与信息技术服务等合同；
（十三）保卫处负责管理与安保、消防、交通设施等相关的合同；
（十四）人事处负责学校人事合同、劳动合同及其职能范围内的有关合同；
（十五）基建处负责土地征用、建设项目立项、设计、施工、监理、建筑材料及设备采购等项目合同及协议；
（十六）职业培训学院负责自学考试、网络教育、成人学历和非学历教育、各类专业培训、成人教育合作办学及其职能范围内的有关合同；
（十七）校工会负责教职工福利采购、活动奖品采购及其职能范围内的有关合同；
（十八）党委宣传部负责外宣活动、校园文化建设及其职能范围内的有关合同；
（十九）党委组织部负责干部及党务工作者培训及其职能范围内的有关合同；
（二十）图书馆负责图书、数据服务采购及其职能范围内的有关合同；
（二十一）学报编辑部负责学报的印刷、排版、出版、发行等职能范围内的有关合同。
第十二条 校内所有部门和个人一律无权对外签订合同，须由学校法定代表人书面授权承办人签订或由学校法定代表人签订。
第三章 合同的洽谈、起草、会签、审核与签署
第十三条 承办单位和承办人负责合同的立项和洽谈工作。合同起草过程应坚持“集体讨论决策”的原则，遵守国家法律法规和校内规章制度，维护学校合法权益。
第十四条 洽谈过程中，承办单位和承办人应当对合同相对方的主体资格、资信状况、履约能力以及签约代表的合法身份等进行调查核实，对合同所涉及的重要文件、权属证书以及资质证明进行查验、复印留存。
第十五条 承办单位和承办人在必要时应牵头组成由学校法律顾问参与的项目工作小组，对合同项目的可行性进行论证，对合同条款进行把关。重大项目的合同条款需聘请有关专家和法律顾问进行论证。
第十六条 承办单位和承办人负责起草的合同应保证基本条款的完备，一般包括：合同当事人的名称或姓名、组织机构代码、注册地址或住址、合同标的、数量、质量、价款或酬金、支付方式、合同期限、履约地点和方式、合同变更和解除、违约责任、保密规定、合同的仲裁和诉讼以及是否需提供合法的担保等内容。
第十七条 承办单位和承办人负责起草合同时，原则上应包含以下条款：在本合同的履行过程中，发生争议的，双方协商解决；协商不成的，提交天水师范学院所在地人民法院诉讼解决（或天水仲裁委员会仲裁解决）。
第十八条 承办单位和承办人起草合同时须明确合同有效期，原则上所有合同有效期为1至3年，特殊情况需提交学校相关会议审议。
第十九条 承办单位和承办人应使用学校制订或国家、省级政府主管部门、行业协会推荐使用的合同范本，并根据洽谈成果对合同内容予以完善。没有合同范本的应当争取起草合同文本的权利，若合同相对方坚持使用其提供的文本的，承办单位和承办人应当根据双方（各方）洽谈情况认真核对合同内容，完善有关条款，规避合同风险。
第二十条 合同内容涉及多个部门职责或者校内相关单位利益、权利义务的一般合同，须经相关部门会审，并在《天水师范学院合同审批表》中须明确写明会审意见。
第二十一条 所有重大合同须经法务审核，并提交学校相关会议审议通过后，由学校法定代表人签订或授权分管校领导签字。
第二十二条 按照合同范本签订的一般合同，由学校授权合同归口管理部门进行审核通过后，方可签订。
凡未按照学校合同范本签署或对合同范本进行实质性修改的一般合同，合同签署前均应提交法律顾问进行法律审查，出具法律审查意见书。
第二十三条 合同通过相应审查程序后，由承办单位和承办人报学校办公室办理用印手续。学校办公室用印时应检查合同归口管理部门意见、法律顾问会签意见和学校领导审核意见是否完备，《天水师范学院合同审批表》中的信息是否完整；合同文本是否有学校法定代表人签名（签名章）或其授权代理人的签名；所用印章与合同中的落款名称是否一致；加盖骑缝章的合同页码是否齐全等事项。若发现合同文本存在异常情况，不得用印。
第四章 合同的履行、变更和归档
第二十四条 承办单位和承办人负责合同履行和落实。
第二十五条 合同履行过程中出现纠纷的，承办单位和承办人应当积极处理，避免损失扩大，并及时分析和查明原因，提出解决办法上报合同归口管理部门和合同综合管理部门。
第二十六条 无法通过协商解决合同纠纷的，承办单位和承办人应当在诉讼时效内，及时报请归口管理部门和综合管理部门同意并进入诉讼或仲裁程序。通过诉讼或仲裁程序解决合同纠纷的，由承办单位和承办人负责，归口管理部门应予协助。
第二十七条 合同依法签订后，即具有法律效力，原则上不得再对条款和内容进行变更。确需变更合同的，应当签订书面补充协议。补充协议与正式合同具有同等的法律效力，补充协议的内容及条款是正式合同的组成部分，应按本办法的规定程序进行审批。
第二十八条 合同归口管理部门审核和签订的合同，必须指派专人管理，保留原件登记造册，以备查阅。
第二十九条 按照合同范本签订的合同备案时必须包括加盖“天水师范学院合同专用章”/“天水师范学院”公章的合同正式文本原件、《天水师范学院合同审批表》《天水师范学院合同授权书》《天水师范学院合同备案单》。其中，重大合同和未按合同范本签订的合同备案时还应包含《法律审查意见书》。
第三十条 合同中的资金结算必须通过学校财务处进行。对于未经合法授权或超越权限签订的合同，以及收款部门与合同约定不一致且无正当理由的合同，财务处不得结算。
财务处结算时，报销材料中无《天水师范学院合同备案单》的，不得结算。
第三十一条 合同归口管理部门和合同承办单位不得将所签订的合同私自隐匿、截留或拒不归档，应定期向学校档案室移交合同原件及相关材料，并向综合管理部门提交合同台账。
第五章 合同纠纷处理
第三十二条 承办单位负责人或承办人是处理合同纠纷的第一责任人，合同归口管理部门、综合管理部门和法律顾问应当加强指导并积极协助。
第三十三条 合同履行过程中，合同相对人违反合同约定，不正确、不及时履行合同的，应当承担违约责任，造成学校合法利益损失的，应当承担赔偿责任。
因合同相对人的过错造成合同变更、解除的，应当按照法律法规及合同约定，要求对方承担相应的违约责任。
第三十四条 合同履行过程中出现下列情形，承办单位和承办人应当启动合同纠纷处理程序：
（一）发现合同有失公平或者对内容有重大误解，可能严重影响学校利益的；
（二）合同相对人有欺诈行为，损害学校利益的；
（三）合同相对人经营情况恶化，可能丧失履约能力的；
（四）合同相对人可能出现被撤销、吊销等导致其主体资格灭失或者重大变化的；
（五）合同相对人延迟履行、不履行或者不完全履行合同义务的；
（六）发生其他导致合同不能履行、合同目的不能实现或者可能损害学校利益情形的。
第三十五条 发生合同纠纷后，承办单位和承办人应当与合同相对人积极协商，并保存好往来函件、会议记录、电话录音等材料。
能够协商一致的，应当将解决方案报合同归口管理部门审核后执行，其中，重大合同的纠纷解决方案应当经法律顾问审查、分管校领导审批同意后执行。不能协商一致的，应当采取仲裁、诉讼等法律途径妥善解决，切实维护学校合法权益。
第三十六条 涉及经费支出的合同纠纷发生以后，承办单位和承办人应向学校财务主管部门报告并申请暂停、暂缓支付。
第六章 法律责任
第三十七条 学校合同管理人员和承办人对合同有保密义务，严禁泄露学校商业和技术秘密。
第三十八条 对在合同实务中有下列情形之一的部门和个人，学校视其情节轻重进行批评教育、监督整改、给予党纪政务处分；构成犯罪的，移送司法机关处理：
（一）未经授权，以学校名义订立合同，或未办理正常审批手续的；
（三）以欺诈、胁迫手段订立合同，或在订立合同时，与合同相对方恶意串通、隐瞒事实、循私舞弊，损害学校合法权益的；
（四）因审查把关不严未能保证所签合同条款的真实性、合法性、可行性，使学校合法权益受到损害的；
（五）其它违反国家法律法规、学校规章制度及本办法的；
（六）未按要求私自截留、未进行合同备案的。
第七章 附则
第三十九条 合同归口管理部门负责对签订和审查的所有合同进行全面自查，及时清理不合法、不合规合同，消除法律风险。纪检监察机构负责对合同的履行情况进行监督和抽查。审计处负责定期对合同进行审计。
第四十条 具有独立法人资格的附属单位、校有产业、资产经营公司、劳动服务公司等单位，可以以本单位名义对外签订合同，权责自负，合同文本必须报合同归口管理部门备案。应当报请学校研究决议的，应按规定履行手续。
第四十一条 协议、备忘录等参照本办法管理。
第四十二条 本办法未作具体规定的，执行学校相关规定。
第四十三条 本办法自2023年7月1日起正式实施，由发展规划处负责解释，原《天水师范学院合同管理办法（2020年修订）》（天师院发〔2020〕73 号）废止。
附件：
1.天水师范学院合同归口管理部门职责分类表
2.天水师范学院合同审批表
3.天水师范学院合同备案单
4.天水师范学院合同授权书
